院长办公室工作职责

    院长办公室的基本职能是为学院领导服务、为各部门服务、为全院教工师生服务。其主要职责体现在服务领导、参谋咨询、辅佐决策、检查督办、沟通协调、管理事务等方面。具体是：

一、本着"执行、协调、参谋、服务"的宗旨，当好学院领导的参谋和助手，协助院领导了解情况，搞好调查研究。
二、督促检查党和国家有关方针、政策和学院行政决定（决议）、年度工作计划等的贯彻落实情况，以及院领导重要批示和交办事项的执行情况，了解全院师生员工的思想动态，及时向学院领导汇报及反馈相关信息。
三、负责组织学院召开的全校性大会（属部门职责内的全院性大会由有关部门负责组织）。
四、负责全校机要及文书档案管理工作，并督促指导各部门做好清理、立卷、归档等工作。负责全院性的综合性统计报表工作。
五、负责审核或起草以学院党、政名义发布的各类党政公文，行文、函电、把好政策、文字关，送有关领导签发。起草学院党、政工作、外事（港澳台）工作的计划、总结、报告和其它相关资料等。
六、负责上级党政机关各类文件、资料和机要函电的收发、登记、拟办、传阅、催办、保管、清退等工作。管理收发室。负责学院传真的收发及管理，做好学院公文、印刷品、信件、报刊的收发工作。
七、协助院领导召集安排全院的行政会议和院领导办公会，做好会前准备、会议记录、整理会议的决议、纪要，并督促检查贯彻执行情况。
八、受理院内各职能部门的请示、报告，并及时呈送有关领导批示和转交有关部门处理；负责文书处理和机要、党、政、外事文件的交换工作。
九、处理群众来信来电，接待群众来访。
十、负责学院印章的使用和管理。按规定使用学院印章和院领导印章，并做好登记工作；负责审核和开具介绍信等证明材料。
十一、负责处理对外公共关系的有关事务。负责审核以学院名义签订的综合性合同、协议和涉及学院重大利益的合同协议。
十二、负责院领导及办公室内部事务管理；负责接待上级领导机关或校外兄弟单位的院校级领导成员的参观来访工作。统一管理会议室及贵宾室的调配与安排；组织安排院领导及有关部门节假日值班及慰问活动。
十三、负责协调跨部门之间的工作关系。会同有关领导处理学院突发事件。
十四、做好保密工作，协助院保密委员会对全院的保密工作进行检查、督促，以及开展宣传教育活动。
十五、负责院领导用车安排和办公用具的配备。
十六、承担学校领导交办的其它工作。

秘书科工作职责

行政科工作职责

一、接待属院行政接待的来学校公干的上级领导机关、兄弟单位的客人，办理客人的食宿、用车、游览等事宜。
二、安排学校领导用车，负责值班小轿车的调度和驾驶员的考勤。
三、做好学校领导的后勤服务工作。
四、处理学校内外群众来信、来访事宜。
五、负责学校行政领导办公室和院长办公室各科室固定资产、办公用品的购置配备和管理工作。
六、负责学校大小会议室的固定资产管理和大小会议室的使用安排。
七、负责全校性行政大会（职工大会、体育运动会、典礼等）会场布置工作。
八、掌管使用“桂林医学院”印、钢印及院长印章，严格执行《桂林医学院关于印章的规定》及用印登记制度。
九、开具行政介绍信和其它证明。
十、负责寒、暑假全校各类值班和学校作息时间安排工作。
十一、负责院长办公室各种常用收发文登记册、行政介绍信、发文稿纸、便笺等的印制与管理工作。
十二、负责院长办公室各科室人员的考勤、汇总登记工作。
十三、负责收发室的管理工作。
十四、完成院领导和办公室领导临时交办的其它工作。

信息机要管理科工作职责

一、负责教育部布置的高等学校综合统计年报、基本状态数据库等大型统计报表的填报工作。
二、负责全院教学、科研、行政、后勤等各方面办学信息的收集和整理工作。
三、负责全院办学状态统计表的季度编制工作。
四、为学院其它部门提供统计信息服务。
五、审核学校上报的各类统计信息。
六、负责院长办公室网站的维护和信息发布工作。
七、定期或不定期编印学院办学状态统计分析，以供领导及有关部门决策之用。
八、完成学院领导和院长办公室交办的其它工作。

综合档案室工作职责

一、贯彻执行上级关于档案室工作的方针、政策，执行《档案法》和《高校实体分类法》，严格按照实体分类法管理学校档案，自觉遵守学校档案管理的各项规章制度，草拟本单位的档案工作的规则、制度，并组织实施。
二、熟悉掌握档案室各类档案储藏情况，做到准确迅速地提供利用。
三、对接收入库的档案进行分类、整理，编制多种检索工具，有计划、有步骤地进行档案史料汇编，积极做好档案信息资源的开发工作，为学校各项工作及社会利用档案史料服务。
四、按不同类别的归档范围，指导、督促、检查各部门做好各类档案文件材料的收集、整理、鉴定工作，并按各自要求及时归档。组织兼职档案员业务培训，提高兼职档案员的业务能力。
五、按照《高校实体分类法》，把全宗档案分为十大门类，对于十大门类的管理，具体到人，做到各尽其职。
六、准确及时地搞好各类档案的鉴定、销毁、统计工作。
七、参加学校科研成果、生产产品鉴定、基建工程竣工验收和重要设备的开箱验收等，并履行职责。
八、贯彻执行党和国家关于保守党和国家机密的规定，维护涉密档案的安全。
九、做好“八防工作”，确保档案材料完整安全。
十、做好专题汇编、科研成果汇编、基建工程简介、组织机构沿革、大事记、年鉴等编研工作。
十一、加强业务学习，不断总结经验，提高服务质量，完成院长办公室领导交办的其它有关档案业务工作。